Las funciones de adquisiciones están experimentando una transformación acelerada desde flujos de trabajo manuales basados en papel hacia sistemas impulsados por inteligencia artificial en adquisiciones que agilizan la ejecución y generan información comercial más profunda. Según investigaciones citadas por Oracle, la inteligencia artificial puede reducir hasta un 80% el tiempo necesario para completar tareas comunes de adquisiciones, como el procesamiento de contratos u órdenes de compra, liberando a los equipos del trabajo rutinario.
Datos de PYMNTS Intelligence muestran que el 75% de las empresas están considerando actualmente el uso de inteligencia artificial en adquisiciones. Los directores financieros encuestados para el informe “The Investment Impact of GenAI Operating Standards on Enterprise Adoption”, un estudio de PYMNTS Intelligence producido en colaboración con Coupa, están explorando el uso de esta tecnología a pesar de expresar preocupaciones sobre la privacidad de datos y otros problemas.
En todas las industrias, las organizaciones están adoptando tecnologías avanzadas, desde inteligencia artificial integrada en suites ERP hasta plataformas de inteligencia de contratos y herramientas de IA generativa. Estos sistemas están diseñados para mejorar los resultados de negociación, la visibilidad del gasto y la gestión de riesgos en los procesos de adquisición.
Inteligencia Artificial Integrada y Ganancias de Eficiencia
La suite Oracle Fusion Cloud Procurement ilustra cómo la IA integrada está remodelando las operaciones diarias de adquisiciones. Dentro de la plataforma Fusion Cloud, los modelos de inteligencia artificial automatizan la clasificación del gasto, identifican proveedores calificados, predicen plazos de entrega y realizan verificaciones de políticas en tiempo real contra presupuestos y reglas de cumplimiento. Estas capacidades reducen el esfuerzo manual y aceleran procesos clave como la selección de proveedores y la revisión de contratos.
Los equipos de adquisiciones que utilizan sistemas con IA integrada obtienen acceso más rápido a información que antes requería un análisis manual significativo. Por ejemplo, un estudio de caso de Oracle destaca una empresa global de impresión que utiliza herramientas respaldadas por inteligencia artificial para negociar descuentos por volumen con proveedores indirectos a cambio de condiciones de pago anticipado, traduciendo el análisis directamente en mejores resultados comerciales.
El análisis de McKinsey encuentra que los equipos modernos de adquisiciones están gestionando aproximadamente un 50% más de gasto por empleado de tiempo completo que hace cinco años. Simultáneamente, están desplegando agentes de IA para automatizar tareas repetitivas, liberando a los profesionales para enfocarse en el abastecimiento estratégico y la mitigación de riesgos.
Efficio, en colaboración con OpenAI, está integrando IA generativa en los flujos de trabajo de adquisiciones para acelerar el tiempo de obtención de información, mejorar la calidad de las decisiones y generar ahorros medibles. La colaboración incluye capacitación sistemática y mecanismos de protección para garantizar la confiabilidad y el uso práctico empresarial.
Inteligencia de Contratos en Adquisiciones y Ahorros Estratégicos
La inteligencia artificial no solo está simplificando tareas rutinarias, sino que también está mejorando uno de los dominios más complejos de las adquisiciones: la gestión de contratos. Las plataformas de inteligencia de contratos impulsadas por IA pueden escanear miles de acuerdos para descubrir inconsistencias de precios, identificar riesgos de incumplimiento y cuantificar oportunidades de ahorro que serían inviables de analizar manualmente.
Por ejemplo, los usuarios de las herramientas de contratos mejoradas con IA de Icertis reportan resultados comerciales medibles. Una empresa europea de telecomunicaciones obtuvo aproximadamente 35 millones de dólares en ahorros después de una fusión al consolidar contratos de proveedores y eliminar acuerdos redundantes. La inteligencia artificial en este contexto proporciona una “única fuente de verdad”, revelando qué proveedores se desvían en precios o desempeño y permitiendo a los líderes de adquisiciones redirigir la estrategia de negociación en consecuencia.
Esta capacidad para automatizar la generación de información y la ejecución de acciones está emergiendo como un diferenciador competitivo. La investigación de McKinsey sostiene que los equipos de adquisiciones que adoptan IA ampliamente, desde la predicción de riesgos de proveedores hasta la gestión del ciclo de vida de contratos, están mejor posicionados para entregar valor en condiciones de mercado volátiles y avanzar hacia la asociación estratégica empresarial.
Riesgos, Roles y el Futuro de las Adquisiciones
A pesar de estos avances, la adopción de inteligencia artificial en adquisiciones no es uniforme, según el informe “State of AI in Procurement” del grupo de expertos de la industria Art of Procurement. La mayoría de los equipos aún se encuentran en las primeras etapas de sus procesos de adopción de IA, a menudo utilizando automatización básica o análisis en lugar de plataformas de IA completamente integradas. La modernización tecnológica, los problemas de calidad de datos y la preparación organizacional siguen siendo barreras.
A medida que la IA asume el trabajo intensivo en datos, los roles tradicionales de adquisiciones están evolucionando. Los empleados ahora necesitan habilidades para interpretar los resultados de la IA, gestionar flujos de trabajo aumentados por IA e integrar información con la estrategia empresarial más amplia. La capacitación interna y la gestión del cambio se están volviendo tan importantes como la tecnología misma.
Al mismo tiempo, la IA generativa emergente y los agentes prometen cambiar aún más la función. Las herramientas que pueden analizar datos no estructurados, redactar cláusulas o generar estrategias de negociación están llevando las adquisiciones más allá de la automatización hacia un modelo híbrido donde la experiencia humana y los sistemas autónomos trabajan en conjunto. Los próximos meses revelarán el ritmo al que las organizaciones integran estas capacidades avanzadas, así como el desarrollo de estándares de gobernanza para garantizar el uso responsable de la inteligencia artificial en decisiones de gasto críticas.